Qu'il s'agisse de contrôler les coûts d'un projet ou d'assurer l'exactitude de la paie, la maîtrise des feuilles de temps est une compétence cruciale pour les entrepreneurs généraux : un suivi précis du temps vous aidera à améliorer votre rentabilité. Cet article de blog traite des meilleures pratiques et des erreurs courantes pour aider les entrepreneurs généraux à naviguer dans les méandres du suivi des temps avec finesse.
Importance des feuilles de temps
Contrôle des coûts des projets
Un suivi précis du temps est la pierre angulaire du contrôle des coûts d'un projet. En enregistrant méticuleusement les heures passées sur chaque tâche, les entrepreneurs acquièrent une compréhension granulaire des délais et des coûts du projet. Cette transparence leur permet de prendre des décisions éclairées et d'éviter les dépassements de budget et les retards.
Lorsque vous établissez un budget, la meilleure pratique consiste à créer plusieurs catégories pour votre soumission. Chaque catégorie doit avoir un coût prévisionnel spécifique et vous comparerez ensuite les coûts réels au cours de l'exécution de votre projet. Lorsque vous suivez vos coûts réels, vous devez faire preuve de diligence et associer chaque coût à la bonne catégorie afin d'obtenir les bonnes informations.
Prenons l'exemple suivant. Imaginez que vous ayez la structure de coûts suivante, basée sur les soumissions que vous avez envoyés à votre client :
En tant qu'entrepreneur général, vous devez vous assurer que vous répartissez correctement les coûts de main-d'œuvre dans chacune des catégories afin d'évaluer l'efficacité de votre équipe pour un projet donné.
Précision de la paie
On ne saurait trop insister sur la corrélation directe entre les feuilles de temps et l'exactitude de la paie. Des relevés de temps précis garantissent que les employés sont rémunérés correctement, ce qui favorise la confiance et la satisfaction au sein du personnel. En outre, une paie précise contribue à la santé financière de l'entreprise, en réduisant les risques de non-conformité et les litiges potentiels.
Nous vous conseillons d'utiliser des fournisseurs de services de paie standard tels que Wagepoint au Canada, Gusto ou Rippling aux États-Unis.
Meilleures pratiques pour les feuilles de temps
Solutions numériques
Profitez de la puissance des outils numériques, tels que notre logiciel de gestion de la construction Billdr PRO, pour révolutionner le suivi du temps. Les solutions numériques permettent non seulement d'améliorer la précision, mais aussi de rationaliser l'ensemble du processus, ce qui permet de gagner un temps précieux et d'économiser des ressources.
Nous avons également mis à votre disposition une feuille de calcul Excel simple.
Procédures d'ouverture et de fermeture des portes
Établissez des procédures claires et cohérentes pour l'enregistrement des heures de travail. Cette pratique simple mais efficace jette les bases d'un enregistrement précis des heures de travail. La cohérence de ces processus réduit les erreurs et favorise l'efficacité des projets.
Billdr PRO vous offre une application simple pour vous et vos employés afin de capturer les données d'entrée et de sortie d'une manière très simple.
Catégorisation des tâches
Après chaque période de travail, nous encourageons les entrepreneurs généraux à classer systématiquement les tâches dans des catégories précises. Cette pratique permet d'obtenir une ventilation détaillée du temps alloué, ce qui permet de mieux répartir les ressources et d'améliorer la planification du projet.
Suivi régulier
Contrôler régulièrement les feuilles de temps afin de remédier rapidement aux écarts. Une intervention rapide permet d'éviter l'accumulation d'erreurs, ce qui garantit que les projets restent sur la bonne voie et respectent le budget.
Les erreurs courantes à éviter
Enregistrement incohérent des heures de travail
L'incohérence dans l'enregistrement des heures est une recette pour le désastre. Les entrepreneurs généraux doivent insister sur l'importance d'un suivi cohérent des heures afin de respecter le calendrier du projet et le contrôle financier.
Vos employés oublient souvent de pointer, c'est pourquoi vous devez vous équiper d'un outil qui les rappelle à l'ordre.
Entrées manquantes
Des entrées manquantes peuvent avoir des conséquences désastreuses sur la gestion d'un projet. Insistez sur l'importance de l'exhaustivité des feuilles de temps pour vous assurer que toutes les heures travaillées sont comptabilisées, évitant ainsi les surprises de dernière minute.
Absence de vérification
La fiabilité des feuilles de temps dépend des processus de vérification mis en place. Les contractants doivent instaurer une culture de la vérification afin de détecter rapidement les erreurs et de favoriser une culture de la responsabilité.
Avec Billdr PRO, nous avons mis en place un processus qui vous permet d'examiner chaque entrée afin de l'approuver, de la rejeter ou de la modifier.
Erreurs manuelles
La dépendance excessive à l'égard des processus manuels d'établissement des feuilles de temps est source d'erreurs. Adoptez la technologie pour automatiser le suivi du temps, en réduisant le risque d'erreurs manuelles et en favorisant l'efficacité.
Vous pouvez utiliser notre feuille de calcul Excel pour commencer, mais nous vous suggérons d'utiliser notre logiciel de gestion de la construction Billdr PRO afin d'automatiser cette tâche.
Intégrer les feuilles de temps à la paie
Rationalisation des processus de paie
L'intégration des feuilles de temps aux systèmes de paie rationalise l'ensemble du processus de paie. Cette intégration réduit la charge administrative, minimise les erreurs et garantit que les employés sont rémunérés avec précision et en temps voulu.
Billdr PRO vous fournit des rapports hebdomadaires pour votre feuille de temps afin que vous puissiez avoir des données précises pour traiter la paie et synchroniser toutes les données avec Quickbooks également.
Avantages de l'automatisation
L'automatisation de la connexion entre les feuilles de temps et la paie apporte une myriade d'avantages. Les gains d'efficacité, la réduction des erreurs et l'amélioration de la conformité ne sont que quelques-uns des avantages qui contribuent au succès global de la gestion de la construction.
Billdr PRO étudiera la possibilité d'intégrer un fournisseur de services de paie dans un avenir proche. En attendant, vous pouvez télécharger un fichier csv chaque semaine avec les données de la feuille de temps.
Conclusion
En conclusion, la maîtrise des feuilles de temps est une compétence fondamentale pour les entrepreneurs généraux. En mettant en œuvre les meilleures pratiques et en évitant les pièges les plus courants, les entrepreneurs peuvent améliorer le contrôle des projets, assurer l'exactitude de la paie et propulser leur entreprise vers de nouveaux sommets de succès. Adoptez des solutions numériques comme notre logiciel de gestion de la construction Billdr PRO, établissez des procédures claires et encouragez une culture de l'exactitude pour libérer le véritable potentiel du suivi du temps dans la gestion de la construction.
