Guide des entrepreneurs généraux pour communiquer avec les propriétaires de maisons

Résumé

L'une des parties les plus importantes de votre travail d'entrepreneur général consiste à communiquer efficacement avec les propriétaires, les employés et les sous-traitants. En ce qui concerne les propriétaires, une communication efficace vous aidera à maintenir la transparence qui renforce la confiance, à gérer les attentes, à réduire la probabilité de conflits et à résoudre les problèmes plus rapidement. Une communication efficace stimulera votre rentabilité car elle vous aidera à augmenter la probabilité de réussite des travaux en maîtrisant vos coûts.

Principaux points à retenir

• Pendant la phase d'appel d'offres, communiquer efficacement avec les propriétaires consiste à faire preuve d'expertise, de professionnalisme et à instaurer la confiance : pour y parvenir, cela signifie qu'en tant qu'entrepreneur général, vous devez être prêt avant de rendre visite aux clients, préparer des soumissions détaillées et professionnelles, fixer des attentes claires en ce qui concerne le calendrier du projet (début, durée du projet).
• Après la signature du contrat et la phase de pré-construction, il est fortement recommandé d'organiser une réunion de lancement avec le propriétaire afin de passer en revue le contrat, d'assigner des tâches précises à accomplir par les propriétaires avant le début de la construction et d'expliquer clairement ce que vous devez faire pour préparer le site de construction.
• Pendant la phase de construction, une communication efficace avec les propriétaires réduira la probabilité de conflits et maximisera la réussite et le bon déroulement des travaux : pour y parvenir, cela signifie qu'en tant qu'entrepreneur général, vous devez informer régulièrement le client (chaque semaine), répondre rapidement à ses préoccupations, être transparent en ce qui concerne les ordres de modification...

Comment laisser aux propriétaires une excellente première impression en tant qu'entrepreneur général pendant la phase d'appel d'offres?

Une communication claire avec les propriétaires pendant la phase d'appel d'offres est l'une des compétences les plus importantes que vous devez développer pour transformer plus de prospects en clients. Dans cette section, nous présentons un résumé des meilleures pratiques pour une communication efficace tout au long de la phase d'appel d'offres, mais nous abordons ce sujet de manière plus approfondie dans notre guide "Comment présenter efficacement vos projets à vos propriétaires et les gagner !"

Faire une bonne impression aux propriétaires lors d'une visite à domicile en vue de soumissionner un projet.

Vous êtes invité à faire une offre pour un projet, bravo, c'est un premier pas vers la conclusion d'un contrat. Vous pouvez laisser une solide impression sur un propriétaire pendant la phase de soumission en suivant les étapes suivantes :

• Soyez bien préparé : Arrivez à l'heure à la première réunion, habillé de façon appropriée, et ayez tous les documents et informations nécessaires pour discuter du projet.
• Écoutez activement : Prêtez une attention particulière aux besoins, aux souhaits et aux préoccupations du propriétaire. Posez des questions et assurez-vous de bien comprendre sa vision du projet.
• Communiquez clairement : Expliquez clairement votre processus, votre calendrier et votre budget, et faites preuve de transparence quant aux difficultés qui pourraient survenir.
• Démontrez votre enthousiasme et votre expertise : Démontrez votre enthousiasme et votre expertise pour le projet et assurez le propriétaire que vous avez les compétences et l'expérience pour le réaliser à sa satisfaction.
• Suivi : Après la réunion, assurez-vous de faire un suivi par une note ou un courriel de remerciement réitérant votre engagement envers le projet et rappelant les principaux points discutés.

En suivant ces étapes, vous pouvez établir une relation de confiance et de crédibilité avec le propriétaire, et jeter les bases d'un projet réussi.

Faire bonne impression lors de l'envoi d'une soumission à un propriétaire de maison

Les propriétaires s'attendent à recevoir une soumission professionnelle qui fournit des informations détaillées sur les travaux qui seront effectués, les coûts et le calendrier d'exécution. Afin de laisser une bonne impression avec votre soumission, l'objectif pour vous, en tant qu'entrepreneur général, est d'éliminer toute confusion et de projeter confiance et crédibilité. Vous pouvez y parvenir en suivant les étapes suivantes :

• Évaluez minutieusement le projet : Prenez le temps d'évaluer minutieusement le projet, y compris les défis ou exigences uniques, afin de vous assurer que la soumission est précise et complète.
• Ventilez les coûts : Fournissez une ventilation claire des coûts liés au projet, y compris les matériaux, la main-d'œuvre et toute autre dépense, afin que le propriétaire puisse comprendre ce qu'il paie.
• Soyez transparent : Soyez transparent sur les augmentations ou les changements de coûts potentiels qui peuvent survenir au cours du projet, et expliquez clairement comment ils seront traités.
• Mettez en avant votre valeur : Mettez en avant la valeur unique que vous apportez au projet, comme votre expertise, votre expérience et votre engagement à fournir un travail de qualité.
• Fournissez un calendrier détaillé : Fournissez un calendrier détaillé du projet, y compris les dates de début et de fin, afin que le propriétaire puisse planifier en conséquence.
• Présentez vos soumissions de manière professionnelle: En utilisant un langage clair et concis et des supports de présentation bien organisés. Utilisez un logiciel de gestion de construction comme Billdr PRO pour établir rapidement des soumissions professionnelles détaillées. 

Meilleures pratiques pour négocier un contrat avec un propriétaire de maison

Lors d'une négociation, il s'agit de fixer des limites et des attentes claires avec les propriétaires. En tant qu'entrepreneur général, les propriétaires vous pousseront souvent à réduire les coûts au détriment de la qualité et vous tiendront pour responsable d'une qualité médiocre par la suite. C'est à vous de trouver le bon équilibre en essayant de répondre aux demandes des propriétaires, mais au lieu de compromettre la qualité de votre travail, aidez les propriétaires à faire des compromis. Vous pouvez y parvenir en suivant les étapes suivantes :

• Écoutez activement : Prêtez une attention particulière aux préoccupations et aux priorités du propriétaire, et prenez le temps de comprendre son point de vue.
• Faites preuve de transparence : soyez ouvert et transparent quant aux coûts du projet, y compris les défis ou changements potentiels qui peuvent survenir, et expliquez comment ils seront traités.
• Définissez des attentes claires : Expliquez clairement votre processus, votre calendrier et vos attentes pour le projet, et assurez-vous que le propriétaire comprend ce qui est inclus dans le contrat.
• Faites preuve de souplesse : Soyez prêt à prendre en compte les demandes du propriétaire et à apporter des modifications au contrat si nécessaire, pour autant qu'elles correspondent à vos capacités et à vos normes.
• Répondre aux préoccupations : Répondez à toutes les préoccupations du propriétaire de manière professionnelle et opportune, et donnez des réponses claires et concises à ses questions.
• Documentez tout : consignez par écrit tous les accords et toutes les modifications apportées au contrat, et assurez-vous que les deux parties comprennent bien les termes du contrat.

À quoi le propriétaire doit-il s'attendre après la signature du contrat de rénovation et avant la construction?

Félicitations, vous avez remporté un contrat de rénovation avec un propriétaire, et maintenant ? Eh bien, il est temps de continuer à vous montrer, de communiquer activement avec les propriétaires et de vous préparer efficacement afin d'assurer la bonne exécution des travaux. Cette préparation doit aboutir à une réunion de lancement quelques semaines (ou mois, selon la disponibilité des matériaux) avant le début des travaux.

Voici quelques conseils sur ce qu'il faut faire lors de la réunion de lancement du projet avec le propriétaire :

• Réexaminer le contrat : Oui, vous devez organiser une réunion de lancement au cours de laquelle vous réexaminerez le contrat en détail afin de vous assurer que toutes les parties comprennent bien la portée du projet, le calendrier et les attentes.
• Vérifiez si tous les permis nécessaires ont été obtenus : Assurez-vous de demander à l'avance aux propriétaires l'état de tous les permis et approbations nécessaires auprès des autorités compétentes avant de commencer la construction.
• Communiquez votre plan de projet : Élaborez un plan de projet détaillé qui comprend le calendrier, le budget, les ressources et les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
• Communiquer aux propriétaires les actions nécessaires pour préparer le site de construction : souvent, les propriétaires ne savent pas que leur maison a besoin de quelques travaux avant que la construction puisse commencer, notamment le nettoyage et l'organisation de la zone.
• Préparez une liste de choses à faire pour les propriétaires de maison : Préparez une liste de tâches pour les propriétaires avec les actions nécessaires qu'ils doivent accomplir pour que la construction puisse commencer, il peut s'agir de commander certains matériaux, de confirmer la disponibilité de l'accès à certaines parties de la maison, ou d'obtenir des informations de leur architecte ou ingénieur.

Comment dois-je communiquer avec un propriétaire pendant la construction ?

C'est l'heure du spectacle, la construction est sur le point de commencer. Pendant la construction, une excellente communication avec les propriétaires et votre équipe est primordiale pour mener à bien le projet. Nous vous conseillons d'utiliser un logiciel de gestion de construction comme Billdr PRO pour vous aider à structurer votre travail et simplifier la communication avec vos clients, employés et sous-traitants. Dans cette section, nous allons nous concentrer sur les meilleures pratiques pour renforcer vos compétences en matière de communication avec les propriétaires pendant la construction.

Tenir les clients informés de l'avancement de la construction

Dans plus de 90 % des cas, la frustration s'accumule pendant la phase de construction parce que les propriétaires sont tenus dans l'ignorance du calendrier du projet ou que leurs demandes n'ont pas été prises en compte (ou ont été littéralement oubliées). En tant qu'entrepreneur général, vous devez informer régulièrement vos clients afin de vous assurer que les propriétaires savent ce qui se passe et d'éviter que la frustration ne s'accumule au point de provoquer des conflits très désagréables. Voici quelques conseils pour éviter que cette frustration ne s'accumule :

• Établissez une communication régulière : Établissez un calendrier de communication clair et régulier avec le propriétaire, comme des mises à jour hebdomadaires ou bihebdomadaires de l'avancement des travaux, afin de le tenir informé et engagé. Remarque : vous pouvez le faire en mettant à jour votre calendrier de construction à l'aide d'un logiciel de gestion de construction comme Bildr PRO.
• Faites preuve de transparence et d'honnêteté : soyez transparent et honnête sur les problèmes qui peuvent survenir au cours du processus de construction, et donnez des réponses claires et concises aux questions du propriétaire. Remarque : vous pouvez le faire en envoyant des journaux de chantier quotidiens à l'aide d'un logiciel de gestion de la construction comme Bildr PRO.
• Faites le point sur l'avancement des travaux : Faites régulièrement le point sur l'avancement des travaux, y compris sur toute modification du calendrier ou du budget, et faites participer le propriétaire au processus de décision, le cas échéant.
• Répondre rapidement aux préoccupations : Traitez les préoccupations ou les problèmes que le propriétaire peut avoir de manière professionnelle et rapide, et travaillez avec lui pour trouver une solution.
• Encouragez les commentaires : Encouragez le propriétaire à faire part de ses commentaires et suggestions tout au long du processus de construction, et tenez compte de son avis lors de la prise de décisions.
• Documentez tout : documentez par écrit tous les accords, les ordres de modification et les mises à jour du processus de construction, et assurez-vous que les deux parties comprennent bien les termes et les progrès. Remarque : nous vous recommandons vivement d'utiliser un logiciel de gestion de la construction comme Bildr PRO pour documenter efficacement.

Comment puis-je communiquer efficacement les ordres de modification imprévus ?

Les ordres de modification surviennent presque toujours au cours d'un grand projet de rénovation. La plupart des propriétaires ne réalisent pas à quel point le coût d'un projet peut être affecté par ces ordres de modification : en moyenne, les ordres de modification représentent 12 % de la valeur initiale du contrat. Les ordres de modification représentent donc une part importante du coût d'un projet et ils exigent que vous soyez en mesure d'en communiquer la raison lorsqu'ils surviennent pour des événements imprévus.

Voici quelques conseils pour expliquer aux propriétaires des maisons les ordres de modification causés par des conditions de chantier imprévues :

• Soyez transparent : Soyez transparent et honnête quant aux raisons qui sous-tendent l'ordre de modification, y compris toute condition inattendue qui a été découverte au cours du processus de construction.
• Fournir une explication claire : Fournissez une explication claire et concise des changements apportés, de leur impact sur le calendrier et le budget, et des raisons de ces changements.
• Utilisez des aides visuelles : Utilisez des aides visuelles telles que des photos ou des diagrammes pour aider le propriétaire à comprendre les raisons de l'ordre de modification et les changements apportés.
• Discutez des options : Discutez des options pour remédier aux conditions imprévues et fournissez au propriétaire des informations claires et concises sur les coûts et les avantages de chaque option.
• Obtenez l'accord par écrit : Obtenez par écrit l'accord du propriétaire sur l'ordre de modification, y compris toute modification du calendrier, du budget ou de la portée du projet.
• Tenez le propriétaire informé : Tenez le propriétaire informé de l'évolution des changements et faites-le participer au processus de décision si nécessaire.

Comment dire non poliment pendant la construction aux demandes de modifications excessives émanant des propriétaires ?

Des ordres de modification excessifs peuvent entraîner de longs retards dans l'achèvement du projet (et donc avoir un impact négatif sur votre rentabilité) selon la nature de ces demandes (surtout si elles impliquent de contacter plusieurs sous-traitants) ou le nombre d'engagements parallèles sur d'autres chantiers sur lesquels vous pouvez travailler simultanément. En tant qu'entrepreneur général, vous devrez peut-être dire non à des clients afin de protéger votre temps et votre entreprise, mais comment le faire aussi poliment que possible ? Voici quelques conseils :

1. Écoutez leur demande : Écoutez la demande du propriétaire pour un ordre de modification et essayez de comprendre les raisons de sa demande.
2. Expliquez l'impact : Expliquez l'impact que le changement demandé aurait sur le calendrier, le budget et la portée globale du projet.
3. Proposez des solutions de rechange : Proposez des solutions de rechange qui peuvent aider le propriétaire à atteindre le résultat souhaité sans ordres de modification excessifs.
4. Restez ferme : Si la demande de modification est déraisonnable ou irréalisable, il est important de rester ferme et d'expliquer qu'elle ne peut être acceptée.
5. Soyez respectueux : Quelle que soit l'issue, conservez un comportement respectueux et professionnel, et soulignez que votre objectif est de mener à bien le projet à la satisfaction du propriétaire.

Que dois-je communiquer aux propriétaires lors de la livraison finale et après la construction ?

Félicitations, vous êtes sur le point de terminer un projet de rénovation de maison. Il y a quelques étapes que vous voulez franchir lorsqu'il s'agit de communiquer efficacement avec les propriétaires afin d'assurer une fin en douceur. 

Voici les sujets les plus courants que vous souhaitez aborder à ce stade avec les propriétaires :

1. Inspection finale : Prévoyez une inspection finale avec le propriétaire afin de parcourir le projet terminé, de répondre à toute préoccupation finale et de vous assurer que le propriétaire est satisfait des travaux achevés.
2. Informations sur la garantie : Fournissez au propriétaire des informations sur la garantie, notamment la durée de la garantie, ce qui est couvert et comment déposer une réclamation. Remarque : vous pouvez gérer efficacement toutes vos garanties à l'aide d'un logiciel de gestion de la construction comme Bildr PRO.
3. Instructions d'entretien : Fournir des instructions d'entretien claires et concises au propriétaire, y compris sur la façon d'entretenir les finitions, les appareils ou les systèmes installés dans le cadre du projet.
4. Paiement final : Expliquez le processus de paiement final, y compris les montants retenus et les documents nécessaires pour débloquer le paiement.
5. Suivi : fixez un rendez-vous de suivi avec le propriétaire pour évaluer la performance du projet et aborder tout problème qui aurait pu survenir.
6. Note de remerciement : pensez à envoyer une note de remerciement ou un autre geste d'appréciation au propriétaire pour lui exprimer votre gratitude pour l'opportunité de travailler sur son projet.