Desde el control de costes de los proyectos hasta la precisión de las nóminas, dominar las hojas de horas es una habilidad crucial para los contratistas generales: un control preciso del tiempo le ayudará a mejorar su rentabilidad. Esta entrada del blog profundiza en las mejores prácticas y los errores comunes para ayudar a los contratistas generales a navegar por las complejidades del control del tiempo con delicadeza.
Importancia de las fichas horarias
Control de costes de proyectos
El control preciso del tiempo es la piedra angular del control de costes de los proyectos. Al registrar meticulosamente las horas empleadas en cada tarea, los contratistas obtienen un conocimiento detallado de los plazos y costes del proyecto. Esta transparencia les permite tomar decisiones con conocimiento de causa, evitando sobrecostes y retrasos.
Siempre que elabore un presupuesto, la mejor práctica consiste en crear varias categorías para su presupuesto. Cada categoría debe tener un coste previsto específico y luego se compararán los costes reales durante la ejecución del proyecto. Cuando realice el seguimiento de los costes reales, deberá ser diligente y asociar cada coste a la categoría correcta para poder obtener la información adecuada.
Tomemos el siguiente ejemplo. Imagine que tiene la siguiente estructura de costes basada en los presupuestos que envió a su cliente:
Como contratista general, debe asegurarse de asignar correctamente los costes de mano de obra a cada una de las categorías para poder evaluar la eficiencia de su equipo en un proyecto determinado.
Exactitud de la nómina
Nunca se insistirá lo suficiente en la correlación directa que existe entre las hojas de control horario y la exactitud de las nóminas. Unos registros horarios precisos garantizan que los empleados reciban una remuneración correcta, lo que fomenta la confianza y la satisfacción de los trabajadores. Además, una nómina precisa contribuye a la salud financiera de la empresa, reduciendo los riesgos de cumplimiento y las posibles disputas.
Le aconsejamos que utilice proveedores de nóminas estándar como Wagepoint en Canadá, Gusto o Rippling en Estados Unidos.
Buenas prácticas para las hojas de horas
Soluciones digitales
Aproveche el poder de las herramientas digitales, como nuestro software de gestión de la construcción Billdr PRO, para revolucionar el control del tiempo. Las soluciones digitales no solo mejoran la precisión, sino que agilizan todo el proceso, ahorrando tiempo y recursos valiosos.
También hemos publicado para su comodidad una sencilla hoja de cálculo Excel.
Procedimientos de entrada y salida
Establezca procedimientos de fichaje claros y coherentes. Esta práctica sencilla pero eficaz sienta las bases para un registro preciso del tiempo. La coherencia en estos procesos reduce los errores y fomenta la eficiencia en todos los proyectos.
Billdr PRO le ofrece una sencilla aplicación para que usted y sus empleados puedan capturar los datos de entrada y salida de una manera muy simple.
Categorización de tareas
Después de cada turno, animamos a los contratistas generales a clasificar sistemáticamente las tareas de trabajo en categorías precisas. Esta práctica proporciona un desglose detallado de dónde se asigna el tiempo, lo que permite una mejor asignación de recursos y una mejor planificación del proyecto.
Control periódico
Supervise periódicamente las hojas de horas para resolver rápidamente las discrepancias. Una intervención oportuna evita que se acumulen los errores, garantizando que los proyectos se mantengan dentro de lo previsto y del presupuesto.
Errores comunes que hay que evitar
Registro incoherente del tiempo
La incoherencia en el registro de horas es una receta para el desastre. Los contratistas generales deben insistir en la importancia de llevar un registro coherente de las horas para mantener los plazos del proyecto y el control financiero.
Sus trabajadores olvidarán a menudo fichar a la entrada o a la salida, por lo que le conviene dotarse de una herramienta que proporcione recordatorios a todo el mundo.
Entradas que faltan
Las faltas de registro de horas pueden causar estragos en la gestión de los proyectos. Insista en la importancia de que los partes de horas estén completos para garantizar que se contabilizan todas las horas trabajadas y evitar sorpresas de última hora.
Falta de verificación
La fiabilidad de las hojas de horas depende de los procesos de verificación establecidos. Los contratistas deben inculcar una cultura de verificación para detectar los errores a tiempo y fomentar la responsabilidad.
Con Billdr PRO, hemos construido un proceso donde se puede revisar cada entrada con el fin de aprobar / rechazar o editarlos.
Errores manuales
La dependencia excesiva de los procesos manuales de control horario invita a cometer errores. Adopte la tecnología para automatizar el seguimiento del tiempo, reduciendo el riesgo de errores manuales y fomentando la eficiencia.
Puede empezar utilizando nuestra hoja de cálculo Excel para empezar, pero le sugerimos que utilice nuestro software de gestión de la construcción Billdr PRO para automatizar esa tarea.
Integración de las hojas de horas con la nómina
Racionalización de los procesos de nómina
La integración de los partes de horas con los sistemas de nóminas agiliza todo el proceso de nóminas. Esta integración reduce la carga administrativa, minimiza los errores y garantiza que los empleados reciban su remuneración de forma precisa y puntual.
Billdr PRO le proporciona informes semanales de su hoja de horas para que pueda tener datos precisos para procesar la nómina y sincronizar todos los datos con Quickbooks también.
Ventajas de la automatización
La automatización de la conexión entre los partes de horas y las nóminas aporta un sinfín de beneficios. El aumento de la eficiencia, la reducción de errores y la mejora del cumplimiento son solo algunas de las ventajas que contribuyen al éxito general de la gestión de la construcción.
Billdr PRO estudiará la integración con un proveedor de nóminas en un futuro próximo. Mientras tanto, puedes descargar un archivo csv cada semana con los datos de las hojas de horas.
Conclusión
En conclusión, dominar las hojas de horas es una habilidad fundamental para los contratistas generales. Aplicando las mejores prácticas y evitando los errores más comunes, los contratistas pueden mejorar el control de los proyectos, garantizar nóminas precisas e impulsar sus negocios a nuevas cotas de éxito. Adopte soluciones digitales como nuestro software de gestión de la construcción Billdr PRO, establezca procedimientos claros y fomente una cultura de precisión para desbloquear el verdadero potencial del control del tiempo en la gestión de la construcción.
