Guía del contratista general para comunicarse con los propietarios de viviendas

Resumen

Una de las partes más importantes de su trabajo como contratista general es comunicarse eficazmente con propietarios, empleados y subcontratistas. En lo que respecta a los propietarios, una comunicación eficaz le ayudará a mantener la transparencia, lo que refuerza la confianza, gestionar las expectativas, reducir la probabilidad de conflictos y resolver los problemas con mayor rapidez. Una comunicación eficaz aumentará su rentabilidad porque le ayudará a incrementar la probabilidad de que la obra se termine con éxito manteniendo los costes bajo control.

Principales conclusiones

• Durante la fase de licitación, la comunicación eficaz con los propietarios de viviendas consiste en proyectar experiencia, profesionalidad y generar confianza: para conseguirlo, como contratista general tienes que estar preparado antes de visitar a los clientes, preparar presupuestos detallados y profesionales, establecer expectativas claras en cuanto a los plazos del proyecto (inicio, duración del proyecto)
• Tras la firma del contrato y la fase previa a la construcción, se recomienda encarecidamente organizar una reunión inicial con el propietario para repasar el contrato, asignar tareas claras a los propietarios antes del inicio de las obras y explicar claramente lo que hay que hacer para preparar la obra.
• Durante la fase de construcción, la comunicación eficaz con los propietarios de las viviendas reducirá la probabilidad de conflictos y maximizará la finalización satisfactoria y sin contratiempos de las obras: para lograrlo, como contratista general debe informar a los clientes con regularidad (semanalmente), resolver sus problemas con prontitud, ser transparente con las órdenes de cambio, etc.

¿Cómo dejar a los propietarios una gran primera impresión como contratista general durante la fase de licitación?

Una comunicación clara con los propietarios de viviendas durante la fase de licitación es una de las habilidades más importantes que debe desarrollar para convertir más clientes potenciales en clientes. En esta sección vamos a cubrir un resumen de las mejores prácticas para una gran comunicación a lo largo de la fase de licitación, pero cubrimos este tema más extensamente en nuestra guía "¡Cómo hacer un pitch efectivo a tus propietarios y ganar proyectos!"

Causar una buena impresión a los propietarios durante una visita a domicilio con el fin de presentar una oferta para un proyecto.

Le han invitado a presentar una oferta para un proyecto: enhorabuena, es el primer paso para conseguir un cliente. Puede dejar una impresión sólida en un propietario durante la fase de licitación siguiendo los siguientes pasos:

• Prepárese bien: Llegue puntual a la primera reunión, vestido adecuadamente y con todo el material y la información necesarios para hablar del proyecto.
• Escuche activamente: Preste mucha atención a las necesidades, deseos y preocupaciones del propietario. Haga preguntas y asegúrese de comprender su visión del proyecto.
• Comuníquese con claridad: Explique claramente el proceso, el calendario y el presupuesto, y sea transparente sobre cualquier posible problema que pueda surgir.
• Demuestre entusiasmo y experiencia: Demuestre su entusiasmo y experiencia en el proyecto y asegure al propietario de la vivienda que dispone de los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo a su entera satisfacción.
• Seguimiento: Después de la reunión, asegúrese de enviar una nota de agradecimiento o un correo electrónico reiterando su compromiso con el proyecto y recordando los puntos clave tratados.

Siguiendo estos pasos, podrá generar confianza y credibilidad entre el propietario de la vivienda y sentar las bases de un proyecto satisfactorio.

Causar una buena impresión al enviar un presupuesto a un propietario

Los propietarios de viviendas esperan recibir un presupuesto profesional con información detallada sobre el trabajo que se va a realizar, los costes y el plazo de ejecución. Para causar una buena impresión con su presupuesto, su objetivo como contratista general es eliminar la confusión y proyectar confianza y credibilidad. Puede conseguirlo siguiendo estos pasos:

• Evalúe a fondo el proyecto: Tómese su tiempo para evaluar a fondo el proyecto, incluidos los retos o requisitos específicos, para asegurarse de que el presupuesto es preciso y completo.
• Desglose los costes: Proporcione un desglose claro de los costes del proyecto, incluidos los materiales, la mano de obra y cualquier otro gasto, para que el propietario pueda entender lo que está pagando.
• Sea transparente: sea transparente sobre los posibles aumentos de costes o cambios que puedan surgir en el transcurso del proyecto, y explique claramente cómo se gestionarán.
• Destaque su valor: Destaque el valor único que aporta al proyecto, como sus conocimientos, experiencia y compromiso con la calidad de la mano de obra.
• Incluya un calendario detallado: Facilite un calendario detallado del proyecto, con fechas de inicio y finalización, para que el propietario pueda planificarlo.
• Presente el presupuesto de forma profesional: Presente el presupuesto de forma profesional, utilizando un lenguaje claro y conciso y materiales de presentación bien organizados. Utiliza un software de gestión de la construcción como Billdr PRO para elaborar rápidamente presupuestos profesionales detallados. 

Buenas prácticas para negociar un contrato con un propietario de vivienda

Durante una negociación, se trata de establecer límites y expectativas claras con los propietarios. Como contratista general, los propietarios suelen presionarle para que reduzca los costes a expensas de la calidad, y luego le responsabilizan de la mala calidad. Tu papel es encontrar el equilibrio adecuado cuando intentas satisfacer las peticiones de los propietarios, pero en lugar de comprometer la calidad de tu trabajo, ayúdalos a hacer concesiones. Para ello, siga estos pasos:

• Escuche activamente: Preste atención a las preocupaciones y prioridades del propietario y dedique tiempo a comprender su punto de vista.
• Sea transparente: Sea abierto y transparente sobre los costes que implica el proyecto, incluidos los posibles retos o cambios que puedan surgir, y explique cómo se gestionarán.
• Establezca expectativas claras: Explique claramente el proceso, los plazos y las expectativas del proyecto, y asegúrese de que el propietario entiende lo que se incluye en el contrato.
• Sea flexible: Esté dispuesto a considerar las peticiones del propietario y a introducir cambios en el contrato si es necesario, siempre que se ajusten a sus capacidades y normas.
• Abordar las preocupaciones: Atienda las dudas del propietario de forma profesional y oportuna, y responda a sus preguntas de forma clara y concisa.
• Documéntalo todo: documenta por escrito todos los acuerdos y cambios realizados en el contrato, y asegúrate de que ambas partes entienden claramente los términos del contrato.

¿Qué espera el propietario de una vivienda tras la firma del contrato de reforma y antes de la construcción?

Enhorabuena, ha conseguido un contrato de reforma de una vivienda con un propietario, ¿y ahora qué? Pues es hora de seguir apareciendo, comunicarse activamente con los propietarios y prepararse eficazmente para garantizar una ejecución satisfactoria de la obra. Esa preparación debería conducir a una reunión inicial unas semanas (o meses, en función de la disponibilidad de materiales) antes de que empiece la obra.

He aquí algunos consejos sobre qué hacer durante una reunión inicial del proyecto con el propietario de la vivienda:

• Revisa el contrato: Sí, debes organizar una reunión inicial en la que revises de nuevo el contrato a fondo para asegurarte de que todas las partes entienden claramente el alcance del proyecto, el calendario y las expectativas.
• Aclare si se han obtenido todos los permisos necesarios: Asegúrese de preguntar a los propietarios por adelantado el estado de todos los permisos y aprobaciones necesarios de las autoridades pertinentes antes de iniciar la construcción.
• Comunique su plan de proyecto: Elabore un plan de proyecto detallado que incluya el calendario, el presupuesto, los recursos y las responsabilidades de cada miembro del equipo.
• Comunicar a los propietarios las medidas necesarias para preparar la obra: a menudo, los propietarios no saben que su casa necesita algunas obras antes de que pueda empezar la construcción, como limpiar y organizar la zona.
• Elabore una lista de tareas pendientes para los propietarios: Prepare una lista de tareas para los propietarios con las acciones necesarias que deben llevar a cabo para que pueda comenzar la construcción: encargar determinados materiales, confirmar la disponibilidad de acceso a ciertas partes de la casa u obtener información del arquitecto o el ingeniero.

¿Cómo debo comunicarme con un propietario durante la construcción?

Es la hora del espectáculo, la construcción está a punto de empezar. Durante la construcción, una gran comunicación con los propietarios y su equipo es primordial para la finalización con éxito del proyecto. Le aconsejamos que utilice un software de gestión de la construcción como Billdr PRO para ayudarle a estructurar su trabajo y simplificar la comunicación con sus clientes, empleados y subcontratistas. En esta sección, nos centraremos en las mejores prácticas para reforzar tus habilidades de comunicación con los propietarios durante la construcción.

Mantener informados a los clientes sobre el avance de las obras

Más del 90% de las veces, la frustración se acumula durante la fase de construcción porque a los propietarios no se les informa del calendario del proyecto o porque sus peticiones no se tienen en cuenta (o se olvidan literalmente). Como contratista general, debe informar a sus clientes con regularidad para asegurarse de que los propietarios saben lo que está pasando y evitar que la frustración se acumule hasta el punto de que se produzcan conflictos muy desagradables. He aquí algunos consejos para evitar que se acumule esa frustración:

• Establezca una comunicación regular: Establezca un calendario de comunicación claro y regular con el propietario de la vivienda, como actualizaciones semanales o quincenales del progreso, para mantenerle informado y comprometido. Nota: puede hacerlo actualizando el calendario de construcción mediante un software de gestión de la construcción como Bildr PRO.
• Sea transparente y honesto: Sea transparente y honesto sobre cualquier problema que pueda surgir durante el proceso de construcción, y proporcione respuestas claras y concisas a las preguntas del propietario. Nota: puedes hacer esto enviando registros de trabajo diarios utilizando un software de gestión de la construcción como Bildr PRO.
• Comparta los avances: Proporcione información periódica sobre el avance de las obras, incluidos los cambios en el calendario o el presupuesto, e implique al propietario en el proceso de toma de decisiones cuando proceda.
• Abordar las preocupaciones con prontitud: Atienda cualquier preocupación o problema que pueda tener el propietario de forma profesional y oportuna, y colabore con él para encontrar una solución.
• Fomente las opiniones: Anime al propietario a hacer comentarios y sugerencias a lo largo del proceso de construcción, y tenga en cuenta su opinión a la hora de tomar decisiones.
• Documéntelo todo: documente todos los acuerdos, órdenes de cambio y actualizaciones del proceso de construcción por escrito y asegúrese de que ambas partes entienden claramente los términos y el progreso. Nota: le recomendamos encarecidamente que utilice un software de gestión de la construcción como Bildr PRO para documentar de manera eficiente.

¿Cómo comunicar eficazmente las órdenes de cambio imprevistas?

Las órdenes de cambio casi siempre se producen durante un proyecto de renovación importante. La mayoría de los propietarios no se dan cuenta del impacto que pueden tener estas órdenes de cambio en el coste de un proyecto: de media, vemos que las órdenes de cambio suponen el 12% del valor inicial del contrato. Así pues, las órdenes de cambio suponen una parte importante del coste de un proyecto y exigen que usted sea capaz de comunicar el motivo que las justifica cuando se producen por imprevistos.

A continuación le damos algunos consejos para que explique a los propietarios de las viviendas las órdenes de cambio causadas por condiciones imprevistas de la obra:

• Sea transparente: Sea transparente y honesto sobre las razones que motivan la orden de cambio, incluidas las condiciones inesperadas que se hayan descubierto durante el proceso de construcción.
• Ofrezca una explicación clara: Proporcione una explicación clara y concisa de los cambios que se están realizando, el impacto en el calendario y el presupuesto, y las razones de los cambios.
• Utilice ayudas visuales: Utilice ayudas visuales, como fotos o diagramas, para ayudar al propietario a entender las razones de la orden de cambio y los cambios que se están realizando.
• Discutir las opciones: Discuta las opciones para hacer frente a los imprevistos y proporcione al propietario información clara y concisa sobre los costes y beneficios de cada opción.
• Consiga un acuerdo por escrito: Consiga que el propietario acepte por escrito la orden de cambio, incluidos los cambios en el calendario, el presupuesto o el alcance del proyecto.
• Mantener informado al propietario: Mantenga informado al propietario sobre el progreso de los cambios y hágale partícipe del proceso de toma de decisiones cuando proceda.

¿Cómo decir "no" educadamente durante la construcción a las excesivas solicitudes de cambio de los propietarios?

Un exceso de órdenes de cambio puede provocar grandes retrasos en la finalización del proyecto (y, por tanto, repercutir negativamente en su rentabilidad) en función de la naturaleza de esas solicitudes (sobre todo si implican contactar con múltiples subcontratistas) o de la cantidad de compromisos paralelos en otras obras en las que pueda estar trabajando simultáneamente. Como contratista general, es posible que tenga que decir que no a los clientes para proteger su tiempo y su negocio, pero ¿cómo puede hacerlo de la forma más educada posible? He aquí algunos consejos:

1. Escuche su petición: Escuche la solicitud de cambio del propietario de la vivienda e intente comprender sus motivos.
2. Explique el impacto: Explique el impacto que el cambio solicitado tendría en el calendario, el presupuesto y el alcance general del proyecto.
3. Ofrezca alternativas: Ofrezca alternativas que puedan ayudar al propietario a lograr el resultado deseado sin excesivas órdenes de cambio.
4. Manténgase firme: Si la orden de cambio solicitada no es razonable o viable, es importante mantenerse firme y explicar que no puede aceptarse.
5. Sea respetuoso: Independientemente del resultado, mantén una actitud respetuosa y profesional, y haz hincapié en que tu objetivo es completar el proyecto a satisfacción del propietario.

¿Qué debo comunicar a los propietarios tras la entrega final y después de la construcción?

Enhorabuena, está a punto de terminar un proyecto de reforma de su casa. Hay algunos pasos que conviene seguir a la hora de comunicarse eficazmente con los propietarios para garantizar un final sin contratiempos. 

Estos son los temas más habituales que conviene tratar en esta fase con los propietarios:

1. Inspección final: Programe una inspección final con el propietario de la vivienda para revisar el proyecto terminado, abordar cualquier duda final y asegurarse de que el propietario está satisfecho con el trabajo realizado.
2. Información sobre la garantía: Proporcione al propietario información sobre la garantía, incluida la duración de la misma, qué cubre y cómo presentar una reclamación. Nota: puede gestionar eficazmente todas sus garantías utilizando un software de gestión de la construcción como Bildr PRO.
3. Instrucciones de mantenimiento: Proporcione instrucciones de mantenimiento claras y concisas para el propietario de la vivienda, incluyendo cómo cuidar los acabados, electrodomésticos o sistemas instalados como parte del proyecto.
4. Pago final: Explica el proceso de pago final, incluidos los importes retenidos y la documentación necesaria para liberar el pago.
5. Seguimiento: Programe una cita de seguimiento con el propietario para evaluar el rendimiento del proyecto y abordar cualquier problema que pueda haber surgido.
6. Nota de agradecimiento: Considere la posibilidad de enviar una nota de agradecimiento u otro gesto de reconocimiento al propietario para expresar su gratitud por la oportunidad de trabajar en su proyecto.